Porządek w biurze

Segregator

Biuro jako miejsce pracy powinno być utrzymane w porządku z wielu powodów.

Po pierwsze: chodzi o higienę pracy i efektywność pracowników. Bałagan może utrudniać koncentrację i przeszkadzać w wykonywaniu powierzonych zadań, a w konsekwencji prowadzić do wydłużenia czasu pracy nad nimi.

Po drugie: brak porządku znacząco nas spowalnia, gdy musimy szybko coś znaleźć. Odszukanie odpowiednich dokumentów w stertach papierów zajmuje dużo czasu, a to może powodować niepotrzebny stres.

Po trzecie: nieporządek na biurku negatywnie wpływa na nasz wizerunek oraz ocenę szefa. Warto więc postarać się o to, aby nasze najbliższe otoczenie było schludne i uporządkowane.



Narzędzia do sortowania i archiwizacji

Do utrzymania porządku w biurze niezbędne są artykuły biurowe w postaci segregatorów, koszulek, szufladek, różnego rodzaju przyborników. Łatwy dostęp do archiwalnych dokumentów możemy uzyskać, segregując je i organizując w ramach dobrze opisanych i wygodnych w użyciu segregatorów. Minimalizujemy w ten sposób także ryzyko zgubienia ważnych dokumentów firmowych.

W biurze wszystko powinno być na swoim miejscu:

  • bieżące dokumenty w specjalnej szufladce na biurku
  • akcesoria piśmienne w organizerze

Istotne dokumenty należy odpowiednio przechowywać (najlepiej w segregatorach), zbędne po prostu wyrzucać lub niszczyć przy użyciu profesjonalnej niszczarki.

Wskazany minimalizm

Należy ograniczyć się tylko do niezbędnych elementów wyposażenia, te rzadziej używane można schować, aby w razie potrzeby można było je szybko znaleźć. Najlepiej z biurka pozbyć się zbędnych bibelotów, jedna ramka ze zdjęciem bliskich w zupełności wystarczy.

Złota zasada

Ważna jest bieżąca segregacja i każdorazowe odkładanie przedmiotów na swoje miejsce po ich użyciu.

W ciągu dnia często zapisujemy bieżące sprawy do załatwienia na małych karteczkach – warto na koniec pracy przejrzeć wszystkie zapiski z danego dnia, wyrzucić te dotyczące spraw załatwionych, resztę dopisać do zadań na przyszły dzień – w tradycyjnym notesie lub jego internetowej wersji. Unikniemy w ten sposób zbędnego gromadzenia niepotrzebnych papierów, które zaśmiecają nam biurko.